HR managers en vlootbeheerders stellen steeds meer concrete vragen over multimodaal woon-werkverkeer. En sinds kort denkt ook de minister van Financiën mee. Enkele weken geleden werden op fiscaal vlak twee grote doorbraken gerealiseerd. Maar van een fiscaal eenvoudig mobiliteitsbudget is nog niet meteen sprake.
Het samenbrengen ven een bedrijfswagen met andere vervoersmodi komt niet plots uit de lucht gevallen. Reeds in november 2004 werd de eerste multimobiliteitswerkgroep opgericht binnen de Belgische afdeling van de International Facility Management Association (IFMA) en aangestuurd door Siemens. Om de problematiek zo breed mogelijk aan te pakken werden bedrijven uit diverse marktsectoren bijeengebracht: mobiliteitsproviders (o.a. De Lijn, MIVB, NMBS), beroepsorganisaties (o.a. Voka, Union des Entreprises Walonnes), ondernemingen (o.a. Alcatel, Belgacom, IBM, Siemens) en fiscale en bedrijfsconsultants (o.a. KPMG, Mobilitas).
In een eerste fase werd nagegaan wat de gevoeligheden waren bij de deelnemende leden rond het gebrek aan mobiliteit in bepaalde regio’s en rond de sociale en fiscale proble­matiek inzake het gedeeltelijk vervangen van de bedrijfswagen ten voordele van of in samenwerking met alternatief openbaar vervoer. De uitkomst van de werkgroep was de uitbouw van een platform waarbij de bedrijfswagen, het openbaar vervoer en het alternatief vervoer op een vlotte en fiscaal vriendelijke manier als één pro­duct werden benaderd en mogelijk op één dataplatform zouden draaien.

Aanpassingen in de wetgeving

Vandaag staan zeker nog niet alle elementen op punt. Recent zijn wel twee concrete producten van de NMBS op de markt gekomen. En enkele weken geleden werden belangrijke aanpassingen aan de bestaande fiscale wetgeving aangebracht die de concrete uitbouw van multimodale woon-werkverkeerproducten moeten ondersteunen.
Met steeds meer nadruk lanceert de overheid initiatieven om een multimodale aanpak van het woon-werkverkeer en een ecologisch vlootbeheer te stimuleren. Vandaag bestaat daar ook een breed politiek draagvlak voor.
Zo zetten de verplichte bedrijfsvervoerplannen (voor ondernemingen van meer dan 100 werknemers in Vlaanderen en binnenkort ook voor 100 ipv voorheen 200 werknemers binnen het Brussels gewest,  de uitvoeringsbesluiten worden pas verwacht na de vorming van de nieuwe Brusselse regering) duidelijk aan tot een creatiever gebruik van de bedrijfswagen. De Vlaamse overheid neemt ook verschillende initiatieven zoals www.varieerinhetverkeer.be en het Vlaamse pendelfonds, dat in 2008 via minister van Mobiliteit Kathleen Van Brempt 4,5 miljoen euro ter beschikking stelde voor multimobiliteitsinitiatieven van Vlaamse ondernemingen. Al deze initiatieven zijn erop gericht binnen het woon-werkverkeer variatie in de gebruikte vervoersmodi te brengen en vooral zoveel mogelijk werknemers te overtuigen om hun verplaatsingen niet met een bedrijfswagen of een eigen personenwagen uit te voeren.
Tot voor kort was de fiscale wetgeving hierbij een grote hinderpaal. Fiscaliteit is nog steeds een federale bevoegdheid. Binnen de federale regelgeving wordt de bedrijfswagen al tientallen jaren fiscaal vriendelijk behandeld. Dit heeft ervoor gezorgd dat veel gewestelijke initiatieven in de praktijk niet konden worden uitgevoerd bij gebrek aan een coherente fiscale wetgeving in het kader van het multimodaal vervoer. De Vlaamse ministers van Mobiliteit Van Brempt en van leefmilieu Crevits hebben dit zelf kunnen ervaren.

Bedrijfswagen + abonnement openbaar vervoer

Op fiscaal vlak zijn sinds enkele weken een aantal positieve stappen gezet. Maar een geïntegreerde fiscale aanpak gebaseerd op een mobiliteitsbudget blijft wel nog altijd dode letter. Wie als bedrijf een multimodaal woon-werkverkeerconcept wenst te ontwikkelen, moet zich een weg banen tussen een kluwen van fiscale en sociale regels voor openbaar vervoer, gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever, bedrijfswagens, eigen voertuigen van werknemers, fietsen en bromfietsen. Elke categorie heeft haar eigen fiscale regels, uitzonderingen en vrijstellingen. Gelukkig is de zogenoemde ‘cumul’-regel van toepassing. Dit betekent dat men bij verschillende vervoersmodi die naast elkaar worden gebruikt, de fiscale regels voor dat specifiek vervoersmiddel toepast. Wie bijvoorbeeld van een bedrijfswagen geniet en daarbovenop een abonnement voor het openbaar vervoer ontvangt, zal voor elk van deze vervoermodi de specifieke fiscale regels moeten toepassen binnen het traject dat hij met dat vervoersmiddel uitvoert. Een combinatie is dus fiscaal perfect mogelijk.

De nieuwe fiscale regels betekenen een doorbraak binnen twee domeinen: enerzijds de fietsvergoeding en de bedrijfsfiets, anderzijds het gebruik van treinabonnementen in combinatie met een firmawagen. Voor fietsen gelden volgende nieuwe regels:

• de fiscaal vrijgestelde fietsvergoeding voor verplaatsingen tussen woon- en werkplaats wordt vanaf 1 januari 2009 verhoogd van 0,15 tot 0,20 euro/km. Hierop zijn door de werkgever geen sociale bijdragen verschuldigd. De beperking tot maximaal 200 km per dag vervalt.
• een werknemer betaalt vanaf 1 januari 2009 geen fiscaal voordeel meer wanneer hij van zijn werkgever een bedrijfsfiets ter beschikking krijgt voor zijn woon-werkverplaatsingen. Hij mag de fiets daarbuiten ook voor privédoeleinden gebruiken. Het belastingvrij voordeel omvat ook de toebehoren en kosten voor onderhoud en stalling.
• buiten de gratis terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets mag de werkgever ‘in cumul’ ook nog een belastingvrije fietsvergoeding toekennen. Deze bijkomende vergoeding is volgens de memorie van toelichting een compensatie voor bijv. bijkomende kosten van kledij.
• de kosten die een werkgever betaalt om het fietsgebruik voor woon-werkverkeer aan te moedigen mogen voor 120% in aftrek genomen worden. Deze verhoogde aftrek van 120% loopt gelijk met de aftrek voor kosten die de werkgever maakt in het kader van gemeenschappelijk personeelsvervoer. De verhoogde aftrek geldt voor kosten gemaakt vanaf 1 januari 2009. Het gaat om volgende kosten:
  • kosten voor het bouwen of verwerven van fietsenstallingen;
  • kosten voor verkleedruimtes, sanitair en douches voor personeel dat met de fiets naar het werk komt;
  • aankoopkosten van een fiets inclusief toebehoren, onderhoud en herstelling. Fietsen moeten wel lineair over drie jaar worden afgeschreven.

De aftrek van 120% loopt gelijk met kosten die de werkgever maakt in het kader van gemeenschappelijk personeelsvervoer.

Uit het antwoord op een parlementaire vraag blijkt de minister van Financiën te willen meehelpen om werknemers die over een bedrijfswagen beschikken, aan te moedigen om toch het openbaar vervoer te gebruiken voor hun woon-werkverplaatsingen. Als een werkgever in dit geval de kosten van het openbaar vervoer terugbetaalt bovenop de terbeschikkingstelling van een firmawagen, is deze terugbetaling niet belastbaar als een voordeel van alle aard. Bovendien wordt in deze situatie het voordeel van alle aard van de firmawagen niet langer berekend aan de hand van de afstand woon-werk, maar op basis van de afstand van de woonplaats tot het station.
Concreet: bij een klassieke bedrijfswagen wordt sinds 2004 het voordeel van alle aard berekend op basis van 5000 km of 7500 km naargelang de werknemer op hoogstens 25 km of op meer dan 25 km van zijn vaste werkplaats woont. Sinds 1 januari 2009 is de vrijstelling van dit voordeel opgetrokken van 170 euro tot 350 euro (geïndexeerd) met uitwerking vanaf het aanslagjaar 2010. Wie met zijn bedrijfswagen voor het woon-werkverkeer hoofdzakelijk of uitsluitend de afstand rijdt van zijn woonplaats tot het station, zal in de regel enkel belast worden op basis van 5000 km. Enkel indien de afstand tussen woonplaats en station hoger is dan 25 km zal de fiscus nog belasten op basis van 7500 km.

Railease

Sinds september 2008 biedt de NMBS via enkele leasemaatschappijen ‘Railease’ aan. Dat is een formule die op een flexibele manier de firmawagen met de trein verenigt en zo een eerste concreet antwoord geeft op multimodaal woon-werkverkeer. De formule komt tegemoet aan de vraag van bepaalde werkgevers om hun mobiliteit en flexibiliteit te verhogen op een zowel ecologisch als economisch verantwoorde wijze. Bedrijven kunnen hierdoor complementair aan de leasewagen beschikken over een budget voor treingebruik. De werknemer kan op elk moment en volgens zijn individuele behoeften kiezen welk vervoermiddel hem of haar het beste uitkomt. Dit laat hem toe zijn werkschema op een efficiëntere manier te organiseren. Vaak betekent dit voor hem een tijdsbesparing en duidelijk minder stress. In het kader van de parlementaire vraag zijn nu ook de fiscale aspecten van Railease opgelost.
Concreet bestaat Railease uit een treinpas op naam gekoppeld aan meerdere dagtickets waarop enkel de datum van de treinreis moet worden ingevuld. Het reistraject moet niet worden ingevuld omdat er per ticket onbeperkt op het Belgische net gespoord kan worden op de ingevulde datum. De dagtickets zijn niet persoonsgebonden maar bedrijfsgebonden. Dit betekent dat binnen eenzelfde bedrijf een vrije uitwisseling van het aantal ritdagen kan plaatsvinden.
De kilometerprijs van de trein ligt lager dan die van een gemiddelde firmawagen. Daardoor vormen de treinritten in de meeste gevallen geen extra kost voor de onderneming want het bedrijf bespaart tegelijk op het gemiddeld aantal gereden kilometers met het leasingvoertuig. Om een belangrijke besparing te realiseren moet er wel over gewaakt worden dat de firmawagen die voor het woon-werkverkeer geheel of gedeeltelijk wordt vervangen door het openbaar vervoer, niet door de partner of door andere personen wordt gebruikt om er meer privékilometers mee te rijden.
Railease wordt nu reeds aangeboden via bepaalde autoleasemaatschappijen, maar elke onderneming kan ook rechtstreeks de NMBS contacteren om een contract af te sluiten. Bepaalde leasemaatschappijen bieden ook een Railease rapportering aan waarin bijv. wordt berekend hoeveel kilometer het voertuig minder rijdt sinds de invoering van Railease en waarbij na een bepaalde periode een automatische hercalculatie van de kostprijs van het autoleasecontract wordt uitgevoerd. Ook de impact op het brandstofverbruik en de CO2-uitstoot kan per voertuig in het rapport worden opgenomen.

Online tickets bestellen voor uw werknemers

Contractual Ticketing Online (CTOL) is een tweede product dat de NMBS aanbiedt aan bedrijven. Het kan eveneens gecombineerd worden met het gebruik van een firmawagen in het kader van een multimodaal woon-werkverkeer.
CTOL is in wezen volledig complementair met Railease. Het laat een onderneming toe om via internet individuele NMBS-tickets te bestellen en achteraf een maandelijkse factuur te ontvangen. Concreet wordt vooraf een contract met de NMBS afgesloten. Binnen de onderneming wordt een beheerder aangeduid samen met verschillende users. Elke user ontvangt een persoonlijk paswoord van de beheerder. De users kopen online biljetten aan die onmiddellijk worden afgedrukt. De onderneming ontvangt achteraf een maandelijkse facturatie met een detailoverzicht.
De onderneming betaalt de normale prijzen maar kan 6% BTW recupereren. Er worden geen service- of administratiekosten aangerekend. Zowel enkele ritten, retourritten als weekendbiljetten kunnen worden aangevraagd in eerste en tweede klasse en het aanbod wordt verder uitgebreid. Het systeem is de klok rond beschikbaar. In vergelijking met Railease vindt er geen fysieke verdeling van tickets plaats en moet de onderneming ook geen voorraad aanhouden. Er is geen minimumafname en de betaling vindt één maand later plaats.

door Michel Willems

Michel Willems is fiscaal & mobility management consultant in België en Duitsland: www.mobilitas.be, info@mobilitas.be.